Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedururutan
menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus
diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap
bagian perusahaan.
2. Pengelolaan
Pengelolaan
adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3. Surat masuk
Surat
masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang
diterima melalui kurir (pengiriman surat).
4. Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain
perorangan.
Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan
surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat
menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
B. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1. Wakil dari pengiriman / penulisan.
2. Bahan Pembuktian.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Bahan
pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1. Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah
surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan
berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor
tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode
atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat
hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui
koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat
masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan
beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran
administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan
surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a.
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain
ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat
dibedakanmenjadi :
1)
Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan
surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus
menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2)
Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada
teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan
suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1)
Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk
menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari
satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS.
Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan
surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
