prosedur, pengelolaan, surat masuk dan surat keluar

A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan surat keluar

       Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedururutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.

2.     Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .

3.     Surat masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).

4.     Surat keluar

 Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain

 perorangan.

            Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

B.   Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai  berikut:

1.      Wakil dari pengiriman / penulisan.

2.      Bahan Pembuktian.

3.      Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4.      Alat pengukur kegiatan organisasi

5.      Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

C.  PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK DAN KELUAR

            1.    Prosedur Pengelolan surat masuk

             Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

                  a. Penerimaan

                     Tugas penerimaan adalah :

                      1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

                      2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

                      3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

             4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

                  b.  Penyortiran

                    Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin                                    dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.               

                c.  Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

                 d.  Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk

                  e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

                   f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

         1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

         2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

     3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.

       g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
     2.     Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

                    Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan                           langkah-langkah sebagai berikut:

                    a. Pembuatan konsep surat

                       Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

                    b. Pengetikan

     Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

                   c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

    Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

  Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

  Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai   berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

            Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :

            1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

            Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.

a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat  pribadi dapat dibedakanmenjadi :

1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat   instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.

2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.

b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :

1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.

c. Surat rahasia

                  Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menyortir atau memisahkan

b. Membuka surat

 c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat

 d. Membaca dan memberi catatan

  e. Menyampaikan surat kepada pimpinan

   f. Membagikan surat.

2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar

Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:

a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan      tidak langsung.

b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.

c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).

d. Mengetik konsep surat.

e. Mengetik surat dalam bentuk akhir

f. Meminta tanda tangan pada pimpinan

g. Mengecek surat yang akan dikirim

h. Mendistribudikan surat.